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Etablir une comptabilité rigoureuse
La faible ampleur des sommes utilisées dans le cadre de votre projet ne nécessitera jamais des compétences de comptable. Il suffit de savoir tenir un tableau de compte dépenses/recettes pour s’en sortir. Soyez rigoureux néanmoins et gardez tous les justificatifs (factures, tickets de caisse, reçus…) de vos dépenses, et ce pour deux raisons :
- certains financeurs vous demanderons ces justificatifs dans un rapport final d’exécution du projet et ne vous rembourseront que les dépenses que vous pouvez justifier,
- si vous touchez de l’argent public, vous pouvez, en théorie, vous faire contrôler pour son bon usage (même si dans la pratique, ces contrôles sont rares dans le cadre d’un projet d’école)
Attention aux avances de trésorerie
Lorsque les bailleurs de fonds vous versent les aides financières sur justificatifs des dépenses ou sur présentation d’un bilan final, cela signifie que vous devrez avoir dépensé l’argent avant de l’avoir touché ! Mieux vaut avoir, dans ce cas, une trésorerie solide de la caisse de l’école pour pouvoir avancer l’argent.
Le compte-rendu final
Le compte-rendu final est souvent demandé par vos financeurs. Il leur permet d’apprécier la valeur du projet sur lequel ils se sont engagés. Au-delà de la contrainte que représente la rédaction d’un tel document, remettre un compte rendu en fin d’action est un gage de sérieux qui permet de rendre la politesse au bailleur de fonds et de poser des jalons… pour un prochain projet !
Un compte-rendu ne se fait d’ailleurs pas forcément sous une forme écrite. Une soirée de présentation de photo du projet avec un verre à boire peut être une manière très conviviale de fidéliser ses bailleurs de fonds.
Pendant la réalisation du projet, pensez à collecter le maximum de documents pour faire un compte-rendu vivant et chaleureux : photos, textes des enfants, dessins, etc…
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